اتوماسیون اداری چیست؟

0
87

به گزارش اخباررسمی به نقل از روابط عمومی شرکت حساب من، اتوماسیون از دو کلمه “automatic” و “operation”تشکیل شده و معنای آن اتوماتیک یا خودکار شدن است ، بنابراین زمانی که اتوماتیک با کلماتی همچون اداری و صنعتی ترکیب شود مفهوم دگرگونی این دسته ها و اتوماتیک شدن آن را می دهد .

برای مثال با ورود دستگاه های اتوماسیون صنعتی و ماشین آلات به صنعت کفاشی شاهد کمتر شدن اشتباهات، بالا رفتن تولید و نظارت دقیق تری را شاهد بودیم به همین ترتیب فرایند پیاده سازی اتوماسیون اداری در شرکت ، مجموعه یا ارگان سرعت در انجام امور ، صرفه جویی زمانی و مالی ، بایگانی الکترونیکی اسناد و نظارت دقیق بر کل مجموعه توسط کامپیوتر (رایانه) شخصی را به مدیران هدیه می دهد و در یک جمله می‌توان گفت تمامی شرکت یا ارگان در دستگاه رایانه قابل دسترسی شده است.

اتوماسیون اداری و تاثیرات آن بر صرفه جویی شرکت ها و ارگان ها

اتوماسیون اداری (eoffice) می تواند در تمام واحد های یک مجموعه پیاده سازی شود که به ماحصل آن، ای آر پی (Enterprise Resource Planning) گفته می شود و برنامه ریزی، سازماندهی و گزارشگیری کامل از نتایج مهم آن قلمداد می شود.

البته در مقابل هر حرکتی، مقاومت نیز وجود دارد زیرا در بسیاری از موارد پیاده سازی اتوماسیون (حتی در کشورهای پیشرفته) دو یا سه شکست را همواره شاهد خواهیم بود یا مجموعه ها به کوچک کردن این پروسه به الکترونیکی کردن فرایند بایگانی و نامه و داشتن سازمان سبز بسنده کرده اند.

بنابر تجربیات شرکت های بزرگی مانند مایکروسافت برای پیاده سازی هر جز جدید در مجموعه باید به موارد زیر دقت کرد که ابتدا زمان اجرای پروژه را باید بررسی کرد و فرآیندهای جدید نباید در زمان اوج کاری مجموعه و یا در بحران های مالی انجام پذیرد.

بر همین اساس، انتطارات ، هدف و بودجه مجموعه برای نماینده مدیرعامل (خریدار) باید مشخص شود تا پس از انجام عملیات خرید، تمرکز مجموعه تنها بر پروسه پیاده سازی باشد و در سوی مقابل نمایده مدیر عامل (خریدار) وظیفه دارد بررسی کاملی بر روی امکانات نرم افزارها از یک سو و روش های پیاده سازی از سوی دیگر داشته باشد.
فراموش نکنید امکانات سخت افزاری مناسب مانند اینترنت ، شبکه ، رایانه کاربران و سرور می توانند کاتالیزور این فرایند باشد ضمن آنکه صرفه جویی مالی این پروژه ها در سال های بعد مانند دریافت یک پروژه به شما سود می رساند پس به چشم یک پروژه با آن نگاه کنید و مدیر پروژه مناسب با اختیارات کامل و همراهی مدیران دیگر از ملزومات آن است.

این مطلب را به اشتراک بگذارید:

افزودن دیدگاه