مفاهیم و فرآیند های سازمانی

در شماره ۱۴۸-۱۴۷ ( مرداد و شهریور ماه سال ۱۳۸۸) ماهنامه وزین مدیریت ، مقاله بنده حقیر را با موضوع معماری سازمانی به چاپ رساند . متن کامل مقاله را در وبلاگ قرار دادم تا مورد بهره برداری مدیران و کارشناسان سازمان ها قرار گیرد .

چکیده

معماری سازمانی رویکرد جدیدی است که امروزه به عنوان روشی موثردرتطبیق اهداف راهبردی سازمانها با فناوری های اطلاعاتی وارتباطی آن ها شناخته شده است. به نحویکه درحال حاضراغلب کشورهای دنیا” معماری سازمانی ” را به عنوان روشی استاندارد درشناخت وضع موجود سازمان،ترسیم وضع مطلوب آن و نیزتدوین برنامه گذارازوضع موجود به وضع مطلوب پذیرفته و دربرخی ازکشورها نظیرآمریکا اینکاربه صورت قانونی واجباری درآمده است. معماری سازمانی تلاش دارد با یک نگاه نظامند سیمای کاملی ازسازمان را با تمام پیچیدگی ها وابعاد آن متجلی نموده وبه عنوان یک نیروی هماهنگ کننده بین وجوه مختلف سازمان عمل کند. سازمان ها می توانند با استفاده ازاطلاعات دقیق وبا کیفیتی که معماری سازمانی فراهم می آورد دربرابرتغییرات واکنش بهتری ازخود نشان دهند.

واژگان کلیدی: فناوری اطلاعات ، معماری سازمانی ،ساختارسیستمی ، لایه های معماری ، فرایند معماری سازمانی .

مقدمه

ازحدود ۵۰ سال پیش با رواج کامپیوتر،اولین نشانه های حرکت فناوری اطلاعات وارتباطات که تافلرآن را موج سوم خوانده است ،برآمد ودرسال های اخیربه اوج خود رسید. برای اینکه سازمانها بتوانند ازاین فناوری به عنوان پیشران و توانمندساز دردستیابی به اهداف استراتژیک استفاده کنند، نیازبه یک برنامه گذارازوضع موجود به وضع مطلوب دارند. معماری سازمان نقش کلیدی در این گذار دارد. جان زاکمن یکی ازپیشگامان معماری سیستم های اطلاعاتی می گوید : ” برای جلوگیری ازفروپاشیدگی ماموریت های سازمان،لازم است تا مفهوم معماری سازمانی ازیک موجودیت غیرضروری به یک موجودیت ضروری و واجب تبدیل شود” . دریکی ازتازه ترین مطالعات موسسه IEFAD ،ازنظرمدیران عالی،مدیران عامل ومدیران ارشد فناوری اطلاعات، معماری سازمانی درراس فهرست مهمترین مسائل قرارگرفته است.

تعاریف مشهورمعماری سازمانی

* معماری سازمانی به فهم تمامی عناصرمختلف تشکیل دهنده سازمان ونحوه ارتباط متقابل آن عناصر کمک می کند .(موسسه Open Group)

* معماری سازمانی یک پایگاه دارایی های اطلاعاتی استراتژیک است که ماموریت کسب وکار، اطلاعات وفناوری های لازم جهت انجام آن ماموریت وفرآیندهای انتقال واستقرارفناوری های نوین به منظورهماهنگی با تغییرات سازمان را تعریف کرده است. معماری سازمانی شامل معماری وضع موجود،معماری وضع مطلوب وطرح خاصی موسوم به ” طرح گذار” که نحوه رسیدن ازوضع موجود به وضع مطلوب یک سازمان را مشخص می کند.(شورای مدیران ارشد فناوری اطلاعات آمریکا)

* معماری سازمانی توصیفی کل نگر وجامع درباره استراتژی ها ، فعالیت های کلیدی ، اطلاعات ، کاربردها وفناوری های سازمان وتاثیر آن ها روی کارکردها وفرآیندهای کسب وکارارائه می کند. این رویکرد ، فرآیندهای کسب وکار، ساختارسازمان واینکه چه نوع فناوری جهت انجام این قبیل فرآیندها مورد استفاده قرارمی گیرد را مد نظردارد. ( متا گروپ )

مفاهیم پایه معماری سازمانی

معماری: واژه معماری درفرهنگ لغت به معنای هنروعلم طراحی ساختمان است . بدلیل اینکه نخستین باراین علم وهنر درساختمان سازی پدیدارشده است . اغلب معماری را تنها مربوط به ساختمان می دانند اما در حقیقت معماری درهرجائیکه ترکیبی ازعلم ،هنر و تجربه(که سومی ناشی ازگذرزمان است) مورد استفاده قرارمی گیرد ، وجود دارد . تعریف کلاسیک معماری عبارتست از : طراحی ، پیکره بندی وساخت ساختارها. معماری برخلاف مهندسی تا حدزیادی با چیزهای غیرقابل اندازه گیری سروکاردارد وازابزارغیرکمی استفاده می کند. معیارومحک سنجش یک معماری ، توجه به نیازهای انسانی ومیزان پاسخگویی به آن نیازها می باشد. درمعماری باید ساختارها،روان شناسی،هنر و زیبایی شناسی درکنارهم گرد بیایند. بنابراین می توان گفت معماری ساختاریست ازاجزاء ، ارتباط بین آن ها ، واصول و رهنمودهای حاکم برطراحی وتکامل آن ها درطی زمان.

سازمان : عبارت سازمان که معادل کلمه ( Enterprise ) به کاررفته است ، کمی فراترازتعریفی است که معمولاً دررابطه با سازمان (Organization ) به کارمی رود.هنگامی که افراد برای انجام وظایفی ضروری درجهت تامین هدف ها با یکدیگر روابط متقابل برقرارمی کنند ، Organization به وجود می آید. Organization همچون یک سیستم باز است که ازمنابع موجود درمحیط استفاده می کند ومحصولاتی راهم به محیط صادرمی نماید. هر Organization حداقل دارای سه فرآیند کسب وکار پایه است : اکتساب منابع (یعنی :مالی ،مهارت های انسانی ، مواد وغیره) ، تبدیل منابع دریافت شده به کالاها وخدمات برای مشتریان ، وتحویل خدمات وکالاها به مشتریان . اما Enterprise به صورت « یک Organization که دارای یک حوزه وماموریت کاری تعریف شده است وشامل منابع بهم وابسته (مردم ،واحدهای سازمانی وفناوری )است که باید وظایفشان را راهبری نماید واطلاعات مورد نیازآن ها را بین آنها به اشتراک بگذارد » مد نظراست. همانطور که ازاین تعریف برمی آید هر Enterprise درمفهوم عام حداقل یک Organization ودراغلب موارد کمی فراترازآن است. هرEnterprise دارای خصوصیات ذیل است :

* مجموعه ای ازافراد، اطلاعات وفناوری ها است.

* دارای ساختار سازمانی تعریف شده که معمولاً درمناطق مختلف توزیع شده است.

* وظایف حرفه را انجام می دهد وبه رویدادهای داخلی وخارجی پاسخ می دهد.

* فعالیتهایش دارای هدف است.

* محصولات وسرویس های بخصوصی را برای مشتریان فراهم می آورد.

عناصر : منظور ازعناصرهمه اجزایی است که حوزه های افراد، فرآیندها،کسب وکار و فناوری را در برمی گیرد. دراین حالت نمونه هایی ازعناصرعبارتند از: راهبردها ،پیشران های کسب وکار،ذی النفعان ، واحدها،بودجه ها،کارکردها،فرآیندها ،خدمات،اطلاعات،برنامه های کاربردی ، سیستم ها،زیرساخت هاوغیره.

معماری موجود: به مجموعه محصولاتی که وضعیت کنونی سازمان ، عملیات کسب وکار و زیرساخت فناوری اطلاعات موجود را به تصویرمی کشد ، معماری سازمانی وضع موجود گفته می شود.

معماری مقصد : مجموعه محصولاتی است که آینده یا وضعیت مطلوب سازمان را ترسیم کرده وعموماً درقالب تفکراستراتژیک سازمانی و برنامه های کسب وکار و فناوری منعکس می گردد.

برنامه تحول یا انتقال : سندی است که استراتژی تغییر سازمان از وضع موجود به معماری سازمانی مقصد یا وضع مطلوب را تعریف می کند. این سند فعالیت های چندگانه،همزمان، وابسته به هم و نیزبهبودهای تدریجی را که موجب تحول سازمان می شود برنامه ریزی می کند.

محصولات یا نتایج معماری سازمانی : محصولات معماری سازمانی،خروجی های آن به حسابمی آیند. خروجی ها معمولاً درقالب یکسری کتابچه های مشخص ارائه می گردند. محصولات یا نتایج معماری سازمانی ، نمودارها،تصاویر، مدل ها ویا تبیین هایی است که محیط سازمان وطرح های مربوطه ونحوه انجام کارها درسازمان را توصیف می کند. در یک دسته بندی کلی محصولات معماری سازمانی به دو گروه عمده قابل تقسیم هستند :

۱- محصولات ضروری

۲- محصولات پشتیبان

محصولات ضروری به آن دسته از محصولات اطلاق می شود که حذف آنها ممکن نبوده و بدون آنها معماری کامل نخواهد بود . محصولات پشتیبان به آن دسته از محصولات اطلاق می شود که وجود آنها ضروری نبوده ولی به تشخیص معمار جهت روشن تر شدن برخی از جنبه های خاص معماری اقدام به تولید آن ها می شود . این محصولات می توانند کمک موثری در ارائه درک یا تصویری بهتر از معماری باشند .

اهمیت ولزوم معمارِی سازمانی

تجربه سایررشته های علوم ومهندسی ثابت کرده است که عامل هائی نظیرابعاد ، پیچیدگی ، قابلیت گسترش ونیازمندیهای خاص، مهمترین پارامترهای تصمیم گیری دررابطه با لزوم هرنوع معماری به حساب می آیند . به عبارت دیگرهرجا که نیاز به طراحی موجودیت یا سیستمی باشد که ابعاد یا پیچیدگی آن ازیک حد معین فراتر رفته ، یا نیازمندیهای خاصی را تحمیل نماید ، نگرشی ویژه وهمه جانبه را لازم خواهد داشت که در اصطلاح به آن “معماری” گفته می شود.

سازمان های امروزی موجودات پیچیده ای هستند که عدم توجه به به معماری مناسب آنها باعث کاهش کارائی ، انعطاف پذیری و سرعت انتقال آنها خواهد شد . از طرف دیگر ، سیستم های اطلاعاتی که به مثابه شبکه های حسی و عصبی سازمان ها عمل می کنند نیز وارث همان پیچیدگی هستند که در سازمان ها وجود داشته و انتظار می رود که قادر به دنبال کردن سریع تغییرات سازمانی باشند .

بطورخلاصه می توان لزوم معماری سازمانی را درظهورسازمان های بزرگ ، نیازبه طراحی وتوسعهسیستم های اطلاعاتی پیچیده ، ظهورسیستم های اطلاعاتی با منظورهای خاص ، واهمیت انعطاف پذیری سازمان ها در برابر فشارهای بیرونی نظیر تغییر کسب وکار ، تغییر ماموریت ها وساختارهای سازمانی ، وتغییرات سریع فناوری ارزیابی کرد.

پیشران های معماری

پیشران های معماری به مجموعه ای ازنیازمندیها یا عوامل محیطی اطلاق می شود که در شکل گیری معماری نقش دارند به عنوان مثال طراح یک ساختمان نیازمند تعریفی مشخص ازکاربری آن ونیازهای مالک است . معمار براساس پیشران های معماری اقدام به طراحی معماری می نماید. درمورد معماری سازمانی، دوعدد پیشران اصلی وجود دارد : پیشران های ماموریتی و پیشران های فناوری

۱- پیشران های ماموریتی : به آن دسته ازعوامل بیرونی اطلاق می شود که بر روی ماموریت ها ، بازار، حوزه عملکرد وخدمات یک سازمان تاثیر می گذارند . تغییراتی که در این حوزه اتفاق می افتند ، سازمان را تحت فشارگذاشته و وادار به تغییرمی کند.

۲- پیشران های فناوری : به آن دسته ازعوامل بیرونی اطلاق می شوند که درحوزه فناوری رخ داده وبه سازمان فشار می آورند . به عنوان مثال با ظهور اینترنت اغلب سازمان ها مجبوربه ایجاد تغییرات سازمانی شده و واحدهای خاصی جهت حمایت از فرصت های جدید تجارت الکترونیک ،دولت الکترونیک ، خدمات مشتری وغیره ایجاد کردند.

عمارت وینچستر ، نمونه ای ازیک کار بدون معماری

در سن خوزه آمریکا، عمارتی وجود دارد که تمام شهرتش را مدیون چیزهای عجیب وغریبی است که در معماری آن وجود دارد. این عمارت که طی ۳۸ سال توسط سارا وینچسترساخته شده ، حاوی نکات بسیار جالب وآموزنده‌ای ازچیزی است که باید آن را «عدم معماری» بنامیم. جدای از مواردی چون سقفهای گردان، کف پوشهای میناکاری شده، چلچراغهای نقره و طلا که هر کدام نشان دهنده خلاقیتهای هنری فراوانی است، جای جای خانه شامل عجایب زیادی چون درها و پنجره هایی است که رو به دیوار بازمی شوند، راه پله هایی که به هیچ جا ختم نمی شوند ، پنجره ساخته شده درکف زمین و تعداد بیشماری بخاری، راه پله، در وپنجره اضافی ، انواع سیستم های گرمائی وغیره است. مسلم است که هیچ نقشه معماری برای این عمارت وجود نداشته است.

آنچه که بررسی این عمارت را مهم می کند، تجسمی است که می تواند دررابطه با وضعیت فعلی بسیاری از سازمانها و سیستم‌های اطلاعاتی و ارتباطی آنها درما ایجاد کند. در واقع اگر زیرساخت ها وسازه بلوک های سیستم های اطلاعاتی اغلب سازمان ها را با معادل های ساختمانی آن جایگزین کنیم ، دقیقاً به عمارت هایی نظیر وینچستر خواهیم رسید. عماراتی که هر چند ظاهری آراسته دارند و هزینه و زمان زیادی جهت ایجاد آنها صرف شده است، ولی چون بر اساس معماری معینی بنا نشده اند، فاقد کاربری یا اثربخشی لازم می ‌باشد. نکات زیر در رابطه با این عمارت قابل توجه هستند :

عدم وجود راهبرد درازمدت : عمارت فوق در عین حالی که دارای اتاق های بیشمار ( به اندازه یک هتل ) است .آن را از یک خانه مسکونی دور کرده و بیشتر به یک هتل شبیه کرده است . ( منزل مسکونی یا هتل ؟ )

نبود نقشه فنی : در ساخت عمارت از هیچ نقشه فنی که نشان دهنده طراحی عمارت موردنظر باشد استفاده نشده است .

عدم توجه به نیازمندیهای واقعی : در انتخاب و ساخت بخش های مختلف عمارت اعم از درها ، پنجره ها،سقف،کف پوش و غیره به نیازمندیهای واقعی توجه نشده و صرفاً به خاطر جنبه های هنری یا ظهور یک سبک جدید سفارش داده شده اند .

زمان غیرمعقول : ۳۸ سال برای ساخت عمارت صرف شده است .

هزینه غیرمعقول : ۵/۵ میلیون دلار صرف ساخت عمارت شده است .

حضور نسلهای مختلفی از سبکها و سیستم‌ها : در این عمارت شاهد انواع سیستم های گرمائی ( سه نوع بخاری معمولی ، سیستم بخار و سیستم هوای گرم ) هستیم . علاوه بر آن عمارت فوق که تنها دارای دو طبقه است ، دارای سه آسانسور مستقل لست که راه اندازی آن بیشتر حال تجملی و پرستیژ داشته است تا یک نیاز واقعی .

غیرقابل توسعه : توسعه عمارت فوق بدون تخریب بسیاری از قسمت های اصلی آن مقدور نیست .

بسیار پیچیده : تعداد راهروها ، درها ، پنجره ها ، راه پله ها ،و اتاق ها وضعیتی را بوجود آورده است که به راحتی در آن گم می شوید .

اگربرای یک لحظه به سیستم های اطلاعاتی سازمان های خودمان فکرکنیم ،خواهیم دید که اغلب این سیستم ها، دارای مشخصاتی مشابه هستند . بنابراین می توان دید که سازمان های ما ازکمبود چیزی رنج می برند که به حق ” معماری سازمانی ” خوانده می شود.

اصول اساسی معماری سازمانی

* همواره یک چیز را با درنظرگرفتن زمینه کلی آن طراحی کنید .

اصل اساسی درمعماری سازمانی این است : « همواره یک چیز را با لحاظ کردن آن درمتن بزرگتر بعدی طراحی کنید : یک صندلی دراتاق ، یک اتاق درخانه ، یک خانه درمحوطه ، یک محوطه درسطح شهر ». معماری سازمانی نقشه متن بزرگتری (ازسازمان) را دراختیار قرارمی دهد که طراحی ساختار سازمانی ، مهندسی مجددفرایند کسب وکار ، طراحی سیستم ، طراحی زیرساخت فناوری وتحلیل داده ها باید درون آن درنظرگرفته شود. همچنین معماری سازمانی بخشی ازمحیط گسترده سازمان است وباید متغیرهای محیط خارجی را نیزلحاظ نماید .

* پیش بینی کردن نه ، بلکه به فعلیت رساندن

درارتباط با آینده وظیفه ما پیش بینی کردن نیست ، بلکه به فعلیت رساندن آن است. درمعماری سازمانی،تلاش جهت پیش بینی تمامی تغییرات ممکن کاری بیهوده است . معماری سازمانی باید این توانایی را فراهم نماید تا اصلاحات موردنظر بدون استفاده نامناسب از منابع ودرعین حال ،به شیوه ای کنترل شده، باسرعت وبا کمترین پیامدهای منفی به وقوع بپیوندند .

* بینش راهبردی راهگشاست

معماری سازمانی برای راهنمایی سازمان، باید مبتنی بربینش راهبردی باشد.به عبارت دیگر، این بینش پل ارتباطی میان وضعیت موجود شرکت(جایی که قراردارد ) و وضعیت پیش بینی شده آن درآینده (جایی کهمی خواهد باشد ) است. بینش راهبردی به توانایی های کنونی وآتی شرکت مربوط می گردد.این یک قاعده کلی است که توانایی منفرد نمی تواند مزیت رقابتی پایدار برای شرکت ها فراهم نماید یعنی شرکت ها نمی توانند براساس « هزینه کم » یا « بهترین کیفیت » یا « خدمات مشتری » به مزیت رقابتی پایدار دست پیدا کنند . بلکه مزیت رقابتی پایدار از « هم افزایی » توانایی های مختلف آن ها منبعث می گردد .

* تنها مولفه ثابت ، پویایی است

پویایی تنها مولفه ثابت است در حالیکه انطباق متغیری طبیعی است .

* خوبی به اندازه کافی خوب است :

یک معمار سازمانی می داند زمانی به یک راه حل بی نقص و کامل نایل شده است که چیزی برای کاستن وجو نداشته باشد نه زمانی که چیزی برای اضافه کردن وجود ندارد .

* روحیه و خلاقیت : منطق محض به معنی نابودی روحیه است و خلاقیت فرصت های غیر منتظره ای را ایجاد می کند .

* تعلیم معماران سازمانی

اگر می خواهید یک معماری سازمانی ایجاد کنید ، معماران را به جمع آوری اطلاعات فرا نخوانید وبه آن ها وظیفه وکارمحول نکنید ، بلکه به آن ها بیاموزید ازته دل درپی ایجاد امکانات ارزش آفرین بی پایان برای سازمان باشند .

هرم معماری سازمانی

برای بازآفرینی سازمان مبتنی بر فناوری اطلاعات رویکرد معماری سازمانی از مدل هرم معماری فناوری اطلاعات استفاده می کند که رویکردی لایه به لایه است که از پایین به بالای هرم ، هر لایه بستر ومحمل لایه بالادستی خود است وازطرفی برنامه ریزی برای پیاده سازی آن از بالا به پایین صورت می گیرد . همچنین این هرم نشان می دهد که معماری مستلزم مشارکت تمامی سطوح استراتژیک ، میانی وعملیاتی سازمان در فرایند معماری است و این بدیع است که این فناوری تمام سطوح سازمانی را متاثرمی سازد.

۱- لایه کسب وکار (تجاری) : نوک هرم معماری فناوری اطلاعات جنبه های مربوط به کسب وکار وتجارت سازمان را تشریح می کند . در این سطح مباحثی چون استراتژی های کسب وکار،فناوری سازمان، خط مشی ها، دامنه وتصمیم گیری درمورد پارادایم های تجاری فناوری اطلاعات مانند کسب وکار الکترونیک و… از فعالیت هایی است که در این سطح انجام می شود. همچنین در این لایه مواردی چون ساختارسازمانی ، فرایندهای کسب وکار،سیستم های برنامه ریزی وکنترل وهمچنین مکانیسم های اداری ومدیریتی برای حصول به استراتژی ها واهداف سازمانی تشریح وارتباط میان آنها مدل سازی می شود.

۲-لایه اطلاعات : سازمان برای دستیابی به اهداف خود، به اطلاعات و منابع اطلاعاتی نیاز دارد. در این لایه ،عناصر و منابع اطلاعاتی سازمان از دید کاربرد، توزیع و دسترس پذیری مطرح می ‌شود. سوالاتی نظیر : چه اطلاعاتی درسازمان تولید می ‌شود؟ این اطلاعات چگونه توزیع می شود؟ چه کسانی به چه نوعی از اطلاعات دسترسی دارند؟ چگونه این اطلاعات برای تصمیم گیری ، برنامه ریزی وانجام فعالیت های روزمره مورد استفاده قرارمی گیرد؟ وسوالاتی مشابه اینها، درلایه اطلاعات مطرح می ‌شود وبه آنها پاسخ داده می شود. اصولاًمعماری اطلاعاتی،نقشه ای ازنیازهای کلی اطلاعاتی دریک سازمان ومبتنی بر استراتژی تجاری آن سازمان است. مدیریت ارشد،میانی وهمه تصمیم گیران سازمانی با این لایه درگیرهستند .

۳-لایه برنامه های کاربردی : در این لایه، تعداد و چگونگی توزیع برنامه‌های کاربردی که تولید و دستیابی به اطلاعات را ممکن می سازند، تعیین می شوند. هر سیستم دارای الگوی اطلاعاتی، عملیاتی و کاربردی مخصوص به خود است که باید جایگاه آن درکل سازمان تعیین شود. وظیفه این برنامه های کاربردی، تبدیل داده‌ها به اطلاعات و ارائه اطلاعات به تصمیم ‌گیران سازمانی است .این لایه دربرگیرنده سیستم های کاربردی است که برای دستیابی به کارکردهای تعریف شده در لایه های بالایی لازم می آیند. سیستم هایی چون ERP ، CRM ، MIS ، SCM و… در این لایه لحاظ شده اند.

۴- لایه داده ها : در لایه داده‌ها، محتوا و شکل پایگاههای داده‌ای سازمان و الگوهای ذخیره سازی و تبادل آنها مورد بحث قرار می گیرد. برخلاف لایه اطلاعات، گستره پوشش این لایه بسیار وسیع است و علاوه بر مدیریت و مراجع تصمیم‌گیری، همه کارکنان عملیاتی سازمان را دربرمی ‌گیرد.ازسوی دیگر تغییرو تحولات در این لایه به مراتب بیشتر از لایه اطلاعات است.

۵- لایه فناوری : در پایین ترین لایه هرم معماری سازمانی ، زیرساخت سخت افزاری ، نرم افزاری وارتباطی لازم برای اجرای سیستم های اطلاعاتی وگردش اطلاعات وعملیات تعیین می شود. عناصر این لایه در معرض سریع ترین تغییرات و دگرگونی ها هستند.

حاصل کار یا خروجی اجرای هرم معماری سازمانی نقشه های مجزایی ( Blue prints ) هستند که اجزای مختلف یک معماری را نشان می دهند .

انواع معماری سازمانی :

۱- طبقه بندی بر اساس زمان : معماری سازمانی می تواند به منظور توصیف وضعیت فعلی یک سازمان یا وضعیت آتی آن صورت گیرد که در مورد اول به آن ” معماری وضع موجود ” و در حالت دوم به آن ” معماری وضع مطلوب ” اطلاق می شود .

۲- طبقه بندی بر اساس حوزه معماری : معماری سازمانی می تواند بسته به اهداف آن برای کل سازمان یا بخش هایی از آن انجام شود .علاوه بر آن معماری سازمانی می تواند در لایه ماموریتی ، لایه فناوری اطلاعات و ارتباطات یا هر دو انجام شود . در حالت اول به آن ” معماری ماموریتی ” و در حالت دوم به آن ” معماری فناوری اطلاعات و ارتباطات ” گفته می شود . یک معماری کامل شامل هر دو نوع معماری است .

۳- طبقه بندی بر اساس جنبه های معماری : هر سازمان دارای شش جنبه اصلی است که عبارتند از اطلاعات ، فرایندهای کاری ، مکان ها ، افراد و واحدها ، رویدادها و اهداف که با مشخص نمودن آنها ، شناخت کاملی در ارتباط با سازمان حاصل می شود .معماری سازمانی را با توجه به جنبه هایی از سازمان که موضوع معماری است نیز طبقه بندی می کنند . در این مورد سه جنبه اول معیار قرار می گیرند که در نتیجه منجر به دو نوع معماری خاص می شوند .

الف : معماری اطلاعات ( داده ها ) : به نوعب از معماری اطلاق می شود که به منظور توصیف اطلاعات ( داده های ) سازمان به کار می رود . در برخی موارد به منظور تفکیک بیشتر ، به توصیف های لایه ماموریتی ، ” معماری اطلاعات ” و به توصیف های لایه فناوری اطلاعات و ارتباطات ” معماری داده ” اطلاق می شود .

ب : معماری برنامه های کاربردی : به نوعی از معماری اطلاق می شود که به منظور توصیف دو جنبه اصلی از سازمان یعنی ” فرایندها ” و ” مکان ها ” بکار می رود .

فرایندها : یعنی توصیف کاملی از فرایندهای کاری و نحوه انجام آنها ارائه می شود .

مکان ها : در این مورد نقشه ای کلی از وضعیت جغرافیایی مکان های سازمان نظیر شعبه ها ، نواحی ، ساختمان ها ، طبقات ، اتاق ها و غیره ترسیم شده و مشخص می شود که هر کدام از مکان های فوق چه اطلاعاتی را بین یکدیگر تبادل می کنند .

فرآیند معماری سازمانی

انجام معماری سازمانی نیازمند یک فرآیند اجرایی است به نحویکه هر سازمانی بتواند آن را الگو قرارداده و جهت پیاده سازی معماری سازمانی خود استفاده نماید . این کار نیازمند فرآیندی است که پس ازطی مراحل مقدماتی ، بصورت پیوسته درسازمان اجرا شده و نباید آن را با یک پروژه که زمان شروع و پایان معینی دارد اشتباه کرد . در واقع معماری سازمانی یک « برنامه » به حساب می آید تا یک « پروژه » . برنامه ها معمولاً دارای تشکیلات اجرایی و بودجه ثابتی بوده و بصورت مرتب در سطح سازمان ها اجرا می شوند . به طورکلی این فرآیند شامل سه فازاصلی است که عبارتند از: ۱- برنامه ریزی راهبردی فناوری اطلاعات ۲- برنامه ریزی معماری سازمانی ۳- اجرای معماری سازمانی

۱- برنامه ریزی راهبردی فناوری اطلاعات : در طی این فاز، دورنما، اهداف درازمدت وکوتاه مدت ، نیازمندیهای راهبردی،سندراهبردی فناوری اطلاعات استخراج می شوند . خروجی این مرحله به عنوان راهنمای اصلی در برنامه ریزی معماری سازمانی به کار گرفته می شود .

۲- برنامه ریزی معماری سازمانی : در طی این فازاقدام به تعریف معماری سازمانی واستخراج طرح های اجرایی وطرح انتقالی لازم جهت راه اندازی آن می شود . روش برنامه ریزی معماری سازمانی بیشترداده محور و ماموریت محوراست.از لحاظ بازه های زمانی نیز برنامه ریزی معماری سازمانی اهداف درازمدت تری راپوشش می دهد .

۳-اجرای معماری سازمانی : درطی این فازاقدام به پیاده سازی،راه اندازی وپشتیبانی ازمعماری سازمانی مطابق با طرح های اجرایی وانتقالی تهیه شده در فاز برنامه ریزی معماری سازمانی می شود. اینکار شامل مراحل پیاده سازی معماری سازمانی ونگهداری وبروزرسانی معماری سازمانی است که جزئیات آن بسته به نوع چارچوب معماری انتخاب شده ونیزمتدولوژی های « مهندسی سیستم / نرم افزار» سازمان ها فرق می کند.
نتیجه گیری :

درمواجهه با تحولات شدید چند دهه اخیر،مدیران امروزبا سازمان هایی سروکاردارند که هیچ شباهتی به سازمان های گذشته ندارند .آن چه مسلم است دردنیای پرآشوب ورقابتی امروزتنها سازمان هایی قادربه تداوم حیات وعرضه موفق کالاها وخدمات خویش خواهند بود که عمیقاً تغییرکنند و نگاهی متفاوت به ساختار سازمانی خود و روشهای عملیاتی خویش داشته باشند .ازسویی دیگر امروزسازمان ها مواجه با این مسئله هستند که چگونه یک گذارموفقیت آمیزبه سازمانی داشته باشند که ازفناوری اطلاعات وارتباطات درکاملترین حد استراتژیک آن استفاده می کند.برهمین اساس پرداختن به تدوین نظامی فراگیر وساختارمند تحت عنوان « معماری سازمانی » اجتناب ناپذیر می نمایاند.معماری سازمانی باید درنهایت منجربه نتایج کیفی شده واثرات آن درکل سازمان دیده شود. نتایج فوق شامل: افزایش بهره وری سازمان،بهبود روش ها و فرآیندهای سازمانی،بهبودخدمات سازمان ، تسهیل روابط انسانی ، افزایش میزان یکپارچگی اطلاعات ، افزایش سطح امنیت اطلاعات و غیره خواهد بود ، که در نهایت موجب تعالی سازمانی وارتقاء فرهنگ بهبود مستمر در جامعه می گردد .