پایان دادن به پروژهای که در حال اجرا است و اجزای مختلف سازمان درگیر آن هستند کار دشواری است زیرا هیچکس نمیخواهد فردی باشد که تسلیم شده و به شکست اعتراف کند. از طرفی این ذهنیت وجود دارد که پایان دادن به یک پروژه درحال اجرا باعث اتلاف بودجه و منابع بسیاری شده و منجر به شکستهای ادامهدار در سازمان میشود، چراکه با این کار فرآیند عملکرد طبیعی سازمان شکسته شده است. اما چگونه میتوان اطمینان حاصل کرد که تنها پروژههای درست درحال اجرا بوده و پروژههای ناکارآمد به موقع متوقف میشود و درسهای حاصل از پروژه ناموفق پس از طی یک دوره مناسب سوگواری، در مراسمی با حضور اعضای درگیر در آن مورد تجلیل واقع میشود؟ طی کردن این روند به شهامت نیاز دارد.
براندون رابری (Brandon Rowberry)، مدیر بخش توسعه نوآوری در UHG، اخیرا در کنفرانسی با موضوع نوآوری به بحث راجع به محصولی پرداخت که بدون بررسی کافی به بازار ارائه شده بود، آنها برای یک بازه زمانی تولید محصول را متوقف کردند تا تغییراتی روی آن انجام گیرد و دوباره به تولید آن در بازار پرداختند اما باز هم از آن استقبال مناسبی صورت نگرفت. اما تیم اجرایی تولید این محصول به اعلام شکست خود تمایل نداشت و تلاش بیهوده میکرد تا به نتیجه مطلوب برسند، سرانجام عضوی از تیم این شهامت را پیدا کرد که این پروژه را شکست خورده اعلام کند و ادامه آن را متوقف سازد.
جاییکه بیشتر سازمانها شکست میخورند
هر کمپانی در مورد خود این ایده عالی را دارد که یک برنده است اما در برخی موارد در عمل این اتفاق نمیافتد. اما دلبستگیهای عاطفی بر دیدگاه واقعبین شما سایه افکنده و باعث میشود نخواهید تسلیم چیزی شوید که مقدار بسیاری زمان، پول، خلاقیت و منابع را صرف آن کردهاید. این اتفاق بسیار غمانگیز و آسیبرسان است و ممکن است غرور شما جریحهدار شود. راهکار براندون رابری به این شرح است: او یک مراسم تشییع جنازه برای محصول خود ترتیب داده بود. او همه تیم پروژه را گرد هم جمع کرد، هرکسی که حتی کمترین ارتباطی با این محصول داشته، آنها در سالن اجتماعات جمع شده و به اجرای این مراسم پرداختند، حتی مدیر اجرایی پروژه در مدح محصول سخن گفت و افراد برای از دست دادن آن سوگواری کردند، اما در عین حال بر آنچه در این جریان آموخته بودند تمرکز کردند: شکست همیشه بد نیست اگر بتوانید از آنچه در جریان شکست آموختهاید برای عملکرد بهتر آینده بهرهگیرید. این مراسم خاتمه یافتن پروژه را قطعی میکند، بنابراین همه احساس میکنند باید کاملا آنرا از فکر خود خارج کرده و به مسیر خود ادامه دهند.
تصویر این مراسم من را به یاد اتفاقات محیط اطرافم در نیواورلئان انداخت. یک مرجع کامل برای خاتمه دادن به یک محصول یا پروژه تنها مراسم سوگواری نیست، بلکه مراسم سوگواری است که همزمان نزدیکانِ فردِ بهخاک سپرده شده تاثیراتی که آن شخص بر زندگیشان داشته را بیان کرده و با یاد او آرام میگیرند.
میتوان مشابه این کار را با محصولات و پروژههای خاتمه یافته خود انجام داد. فهم اینکه پروژهای به سرانجام نمیرسد و در مسیر اجرا باید خاتمه پیدا کند، ممکن است در نگاه اول غمانگیز به نظر آید، اما داشتن یک روند مشخص برای خاکسپاری مناسب آن، تسکین فوری را به ارمغان میآورد.
آیا شما شهامت خاتمه دادن به یک پروژه را دارید؟
تغییر دیدگاه خود از خاتمه یافتن یک پروژه از یک تراژدی به یک پیروزی، میتواند شرایط را تغییر دهد. شما سخت تلاش کردهاید و بهترین آنچه را که میتوانستید انجام دادهاید، اما از آنچه اتفاق افتاده است یاد بگیرید و تاثیرات مثبتی را که بر تیم، برند و کمپانی شما داشته شناسایی کنید. شما آموختهاید چه کاری نتیجهبخش نیست، بنابراین در پروژههای بعدی میتوانید عملکرد مناسبتری داشته باشید. همانگونه که یکی از الگوهای من، دکتر مایا آنجلو میگوید: «وقتی بهتر میدانید، بهتر عمل میکنید.» با داشتن شهامت خاتمه دادن، در زمان و سرمایه صرفهجویی میکنید، به تخصیص مجدد منابع برای ارائه محصولات جدید موفق میپردازید و انرژی ذهنی را که با حمایت از پروژهای که نتیجهبخش نیست به دام انداختهاید، آزاد میکنید.
اگر شما هیچ فرآیند یا متدی برای ارزیابی ارزش پروژهها بهگونهای که مرتبط با استراتژی سازمان و نرخ بازگشت سرمایه باشد، ندارید، به احتمال زیاد در حال تولید بیشازحد محصولات و اتلاف سرمایه هستید.
ممکن است از خود بپرسید، «چگونه مطمئن شویم باید به یک پروژه خاتمه داده شود؟» پاسخ به این سوال به ظاهر ساده، اغلب دغدغه مهمِ تیمهای توسعه محسوب میشود. در بررسی موسسه تحقیقاتی PPM بیش از نیمی از ۵۱۴ کمپانی مورد مطالعه پذیرفتند که در روند تجاریسازی محصولات و خدماتِ خود، به موقع به پروژههای خود خاتمه ندادهاند. علل اصلی منجر به این اتفاق مربوط به عدم دید مناسب بوده است:
۱- معیار مناسب برای خاتمه دادن به یک فرآیند وجود ندارد یا وضوح کافی ندارد.
۲- دقت لازم در تعیین بالاترین بازده و باارزشترین محصولات وجود ندارد.
همانطور که در نمودار زیر مشاهده میشود، در میان شرکتهای مصاحبه شونده مواردی وجود داشت که در آنها تعداد زیادی پروژه در جریان بود بدون اینکه کسی به فکر خاتمه دادن به هیچیک از آنها باشد. در این مطالعه یک تولیدکننده کالا وضعیت را به گونه مناسبی خلاصه میکند: «ما اغلب تولید محصولات خود را به موقع خاتمه نمیدادیم. مثال اخیر آن نیز مربوط به محصولی است که ۶ ماه دیرتر از زمان مناسب، تولید آنرا متوقف کردیم و این زمان باعث شد ۵/ ۱ میلیون دلار هزینه فرصت و سایر هزینههای مرتبط با این محصول را از دست بدهیم.»
مطالعات معیار نشان میدهد احتمال اینکه مدیری شهامت و معیارهای لازم برای خاتمه دادن به تولید محصولاتِ با شانس موفقیت کمتر را داشته باشد مستقیما با اینکه ویژگیهای این محصول چقدر در جهت استراتژیها و اهداف سازمان قرار دارد، مرتبط است. دسترسی به اطلاعات مناسب مانند ظرفیت منابع و اولویتبندی مناسب، در تصمیمگیری قطعی برای حذف محصولاتی که عملکرد ضعیفی دارند، بسیار حیاتی است.
زندگی پس از مرگ
با هر پروژهای که کشته میشود، میتواند درسهایی برای آموختن وجود داشته باشد تا این خاتمه را قابل تحملتر سازد. سه پیشنهاد برای ایجاد اعتمادبهنفس در راستای خاتمه دادن به پروژهها در هر سازمانی وجود دارد:
۱- هماهنگی پرتفوی با استراتژی شرکتهای بزرگ نیازمند بلوغ سازمانی است. سازمانها باید سرمایهگذاری کافی بر راهحلهای مدیریت پرتفوی محصول خود داشته باشند تا دیدگاه مناسب در برنامهریزیهایشان ایجاد شود، شامل زمان اتمام پروژه، هزینههای پروژه، میزان دسترسی به منابع و ظرفیت منابع. وقتی ابزارهای درست را در اختیار دارید و از اطلاعات مناسب استفاده میکنید، دیدگاه مناسبی در مورد معیارهای ارزیابی پروژه، نقشه مسیر اجرا و نشانگرهای عملکرد ایجاد میشود که اهداف پروژه را اولویتبندی کرده و مشخص میشود در صورت عدم تحقق کدامیک باید به اجرای آن پایان داد.
۲- سازمان باید فرهنگ خود را تغییر دهد، بهگونهای که موفقیت یا شکست یک محصول به حساب یک شخص گذاشته نشود و تیم توسعه محصول و رهبران تیم نباید از شکست بترسند، باید شرایط برایشان بهگونهای باشد که بتوانند به آسانی پرچم خود را بالا آورده و تسلیم خود را اعلام کنند. این اقدام به شهامت نیاز دارد و آمادگی برای از دست دادن محبوبیت خود بهخاطر موفقیت سازمان.
۳- تغییر باید از بخشهای بالایی سازمان آغاز شود. ابتدا باید یک استراتژی مشخص توسط مدیران ارشد طراحی و به تمام بخشهای سازمان ابلاغ شود، تا تمام کارمندان همسو با اهداف مجموعه حرکت کنند. ارزش یک پروژه بسیار آسانتر مشخص میشود، زمانیکه استراتژی شرکت بهگونهای باشد که همه چیز اندازهگیری و ارزیابی شود. مراسم سوگواری برای تحمل بعد عاطفی این جریان مفید است درحالیکه جشن گرفتن تاثیرات مثبت آن به کوتاه شدن روند حذف یک فرآیند از سازمان کمک میکند. وقتی با جسارت اقدام به اجرای یک نوآوری میکنیم، باید بدانیم که هر ایدهای تداوم طولانیمدت نمییابد، برخی ایدهها در جوانی میمیرند، اما ما را به آموختههایی مجهز میکنند تا بتوان در آینده با اطمینان تصمیمگیری کرد. پس مروری جدی بر پرتفوی سازمان خود داشته باشید. چه پروژههایی تنها با پشتیبانی شما زندهاند و در حال هدر دادن منابع هستند؟ شاید زمان آن باشد که یک مراسم تدفین را تدارک ببینید.