چگونگی پایان دادن به پروژه های در حال اجرا

0
194

پایان دادن به پروژه‏ای که در حال اجرا است و اجزای مختلف سازمان درگیر آن هستند کار دشواری است زیرا هیچ‏کس نمی‏خواهد فردی باشد که تسلیم شده و به شکست اعتراف ‏کند. از طرفی این ذهنیت وجود دارد که پایان دادن به یک پروژه درحال اجرا باعث اتلاف بودجه و منابع بسیاری شده و منجر به شکست‏های ادامه‏دار در سازمان می‎‏شود، چراکه با این کار فرآیند عملکرد طبیعی سازمان شکسته شده است. اما چگونه می‏توان اطمینان حاصل کرد که تنها پروژه‏های درست درحال اجرا بوده و پروژه‏های ناکارآمد به موقع متوقف می‏شود و درس‏های حاصل از پروژه ناموفق پس از طی یک دوره مناسب سوگواری، در مراسمی با حضور اعضای درگیر در آن مورد تجلیل واقع می‏شود؟ طی کردن این روند به شهامت نیاز دارد.

براندون رابری (Brandon Rowberry)، مدیر بخش توسعه نوآوری در UHG، اخیرا در کنفرانسی با موضوع نوآوری به بحث راجع به محصولی پرداخت که بدون بررسی کافی به بازار ارائه شده بود، آنها برای یک بازه زمانی تولید محصول را متوقف کردند تا تغییراتی روی آن انجام گیرد و دوباره به تولید آن در بازار پرداختند اما باز هم از آن استقبال مناسبی صورت نگرفت. اما تیم اجرایی تولید این محصول به اعلام شکست خود تمایل نداشت و تلاش بیهوده می‏کرد تا به نتیجه مطلوب برسند، سرانجام عضوی از تیم این شهامت را پیدا کرد که این پروژه را شکست خورده اعلام کند و ادامه آن را متوقف سازد.

جایی‏که بیشتر سازمان‏ها شکست می‏خورند

هر کمپانی در مورد خود این ایده عالی را دارد که یک برنده است اما در برخی موارد در عمل این اتفاق نمی‏افتد. اما دلبستگی‏های عاطفی بر دیدگاه واقع‏بین شما سایه افکنده و باعث می‏شود نخواهید تسلیم چیزی شوید که مقدار بسیاری زمان، پول، خلاقیت و منابع را صرف آن کرده‏اید. این اتفاق بسیار غم‏انگیز و آسیب‏رسان است و ممکن است غرور شما جریحه‏‏دار شود. راهکار براندون رابری به این شرح است: او یک مراسم تشییع جنازه برای محصول خود ترتیب داده بود. او همه تیم پروژه را گرد هم جمع کرد، هرکسی که حتی کمترین ارتباطی با این محصول داشته، آنها در سالن اجتماعات جمع شده و به اجرای این مراسم پرداختند، حتی مدیر اجرایی پروژه در مدح محصول سخن گفت و افراد برای از دست دادن آن سوگواری کردند، اما در عین حال بر آنچه در این جریان آموخته بودند تمرکز کردند: شکست همیشه بد نیست اگر بتوانید از آنچه در جریان شکست آموخته‏اید برای عملکرد بهتر آینده بهره‌گیرید. این مراسم خاتمه یافتن پروژه را قطعی می‏کند، بنابراین همه احساس می‏کنند باید کاملا آن‏را از فکر خود خارج کرده و به مسیر خود ادامه دهند.
تصویر این مراسم من را به یاد اتفاقات محیط اطرافم در نیواورلئان انداخت. یک مرجع کامل برای خاتمه دادن به یک محصول یا پروژه تنها مراسم سوگواری نیست، بلکه مراسم سوگواری است که همزمان نزدیکانِ فردِ به‏خاک سپرده شده تاثیراتی که آن شخص بر زندگیشان داشته را بیان کرده و با یاد او آرام می‏گیرند.
می‏توان مشابه این کار را با محصولات و پروژه‏های خاتمه یافته خود انجام داد. فهم اینکه پروژه‏ای به سرانجام نمی‏رسد و در مسیر اجرا باید خاتمه پیدا کند، ممکن است در نگاه اول غم‏انگیز به نظر آید، اما داشتن یک روند مشخص برای خاکسپاری مناسب آن، تسکین فوری را به ارمغان می‏آورد.

آیا شما شهامت خاتمه دادن به یک پروژه را دارید؟

تغییر دیدگاه خود از خاتمه یافتن یک پروژه از یک تراژدی به یک پیروزی، می‏تواند شرایط را تغییر دهد. شما سخت تلاش کرده‏اید و بهترین آنچه را که می‏توانستید انجام داده‏اید، اما از آنچه اتفاق افتاده است یاد بگیرید و تاثیرات مثبتی را که بر تیم، برند و کمپانی شما داشته شناسایی کنید. شما آموخته‏اید چه کاری نتیجه‏بخش نیست، بنابراین در پروژه‏های بعدی می‏توانید عملکرد مناسب‏تری داشته باشید. همان‌گونه که یکی از الگو‏های من، دکتر مایا آنجلو می‏گوید: «وقتی بهتر می‏دانید، بهتر عمل می‏کنید.» با داشتن شهامت خاتمه دادن، در زمان و سرمایه صرفه‏جویی می‏کنید، به تخصیص مجدد منابع برای ارائه محصولات جدید موفق می‏پردازید و انرژی ذهنی را که با حمایت از پروژه‏ای که نتیجه‏بخش نیست به دام انداخته‏اید، آزاد می‏کنید.
اگر شما هیچ فرآیند یا متدی برای ارزیابی ارزش پروژه‏ها به‏گونه‏ای که مرتبط با استراتژی سازمان و نرخ بازگشت سرمایه باشد، ندارید، به احتمال زیاد در حال تولید بیش‏از‏حد محصولات و اتلاف سرمایه هستید.
ممکن است از خود بپرسید، «چگونه مطمئن شویم باید به یک پروژه خاتمه داده شود؟» پاسخ به این سوال به ظاهر ساده، اغلب دغدغه مهمِ تیم‏های توسعه محسوب می‏شود. در بررسی موسسه تحقیقاتی PPM بیش از نیمی از ۵۱۴ کمپانی مورد مطالعه پذیرفتند که در روند تجاری‏سازی محصولات و خدماتِ خود، به موقع به پروژه‏های خود خاتمه نداده‏اند. علل اصلی منجر به این اتفاق مربوط به عدم دید مناسب بوده است:
۱- معیار مناسب برای خاتمه دادن به یک فرآیند وجود ندارد یا وضوح کافی ندارد.
۲- دقت لازم در تعیین بالاترین بازده و باارزش‏ترین محصولات وجود ندارد.

همان‌طور که در نمودار زیر مشاهده می‏شود، در میان شرکت‌های مصاحبه شونده مواردی وجود داشت که در آنها تعداد زیادی پروژه در جریان بود بدون اینکه کسی به فکر خاتمه دادن به هیچ‏یک از آنها باشد. در این مطالعه یک تولیدکننده کالا وضعیت را به گونه مناسبی خلاصه می‏کند: «ما اغلب تولید محصولات خود را به موقع خاتمه نمی‏دادیم. مثال اخیر آن نیز مربوط به محصولی است که ۶ ماه دیرتر از زمان مناسب، تولید آن‏را متوقف کردیم و این زمان باعث شد ۵/ ۱ میلیون دلار هزینه فرصت و سایر هزینه‏های مرتبط با این محصول را از دست بدهیم.»
مطالعات معیار نشان می‏دهد احتمال اینکه مدیری شهامت و معیارهای لازم برای خاتمه دادن به تولید محصولاتِ با شانس موفقیت کمتر را داشته باشد مستقیما با اینکه ویژگی‏های این محصول چقدر در جهت استراتژی‏ها و اهداف سازمان قرار دارد، مرتبط است. دسترسی به اطلاعات مناسب مانند ظرفیت منابع و اولویت‏بندی مناسب، در تصمیم‏گیری قطعی برای حذف محصولاتی که عملکرد ضعیفی دارند، بسیار حیاتی است.

زندگی پس از مرگ

با هر پروژه‏ای که کشته می‏شود، می‏تواند درس‏هایی برای آموختن وجود داشته باشد تا این خاتمه را قابل تحمل‏تر سازد. سه پیشنهاد برای ایجاد اعتماد‏به‏نفس در راستای خاتمه دادن به پروژه‏ها در هر سازمانی وجود دارد:

۱- هماهنگی پرتفوی با استراتژی شرکت‌های بزرگ نیازمند بلوغ سازمانی است. سازمان‏ها باید سرمایه‏گذاری کافی بر راه‏حل‏های مدیریت پرتفوی محصول خود داشته باشند تا دیدگاه مناسب در برنامه‏ریزی‏هایشان ایجاد شود، شامل زمان اتمام پروژه، هزینه‏های پروژه، میزان دسترسی به منابع و ظرفیت منابع. وقتی ابزارهای درست را در اختیار دارید و از اطلاعات مناسب استفاده می‏کنید، دیدگاه مناسبی در مورد معیارهای ارزیابی پروژه، نقشه مسیر اجرا و نشانگرهای عملکرد ایجاد می‏شود که اهداف پروژه را اولویت‏بندی کرده و مشخص می‏شود در صورت عدم تحقق کدام‌یک باید به اجرای آن پایان داد.

۲- سازمان باید فرهنگ خود را تغییر دهد، به‏گونه‏ای که موفقیت یا شکست یک محصول به حساب یک شخص گذاشته نشود و تیم توسعه محصول و رهبران تیم نباید از شکست بترسند، باید شرایط برایشان به‏گونه‏ای باشد که بتوانند به آسانی پرچم خود را بالا آورده و تسلیم خود را اعلام کنند. این اقدام به شهامت نیاز دارد و آمادگی برای از دست دادن محبوبیت خود به‏خاطر موفقیت سازمان.

۳- تغییر باید از بخش‏های بالایی سازمان آغاز شود. ابتدا باید یک استراتژی مشخص توسط مدیران ارشد طراحی و به تمام بخش‏های سازمان ابلاغ شود، تا تمام کارمندان همسو با اهداف مجموعه حرکت کنند. ارزش یک پروژه بسیار آسان‏تر مشخص می‏شود، زمانی‌که استراتژی شرکت به‏گونه‏ای باشد که همه چیز اندازه‏گیری و ارزیابی شود. مراسم سوگواری برای تحمل بعد عاطفی این جریان مفید است درحالی‌که جشن گرفتن تاثیرات مثبت آن به کوتاه شدن روند حذف یک فرآیند از سازمان کمک می‏کند. وقتی با جسارت اقدام به اجرای یک نوآوری می‏کنیم، باید بدانیم که هر ایده‏ای تداوم طولانی‏مدت نمی‏یابد، برخی ایده‏ها در جوانی می‏میرند، اما ما را به آموخته‏هایی مجهز می‏کنند تا بتوان در آینده با اطمینان تصمیم‏گیری کرد. پس مروری جدی بر پرتفوی سازمان خود داشته باشید. چه پروژه‏هایی تنها با پشتیبانی شما زنده‏اند و در حال هدر دادن منابع هستند؟ شاید زمان آن باشد که یک مراسم تدفین را تدارک ببینید.

این مطلب را به اشتراک بگذارید:

افزودن دیدگاه